10 Tính Năng Ẩn Của Microsoft Outlook Hiếm Khi Được Sử Dụng

Nếu bạn sử dụng Outlook, bạn đã biết đây là một chương trình hữu ích để quản lý email của bạn và bao gồm rất nhiều tính năng tuyệt vời. Hôm nay sẽ đề cập đến một số tính năng Outlook ít được biết đến có thể giúp cải thiện quy trình làm việc của bạn.

1. Thay đổi số dòng trong Xem trước tin nhắn

Bạn có thể thay đổi số lượng dòng từ tin nhắn hiển thị trong danh sách tin nhắn.

Chuyển đến tab  và nhấp vào nút  . Sau đó, chọn  (mặc định),  hoặc  . Hoặc chọn  nếu bạn không muốn bất kỳ thông báo email nào được hiển thị trong danh sách.

Bạn sẽ được hỏi nếu bạn muốn áp dụng cài đặt này cho chỉ  hay  .

2. Chọn thư mục nào hiển thị trên Outlook Launch

Nếu bạn có nhiều tài khoản email trong Outlook, bạn có thể chọn hộp thư đến tài khoản email bạn muốn hiển thị theo mặc định khi bạn mở Outlook. Hoặc bạn có thể chọn một thư mục khác ngoài hộp thư đến nếu bạn muốn.

Trong phần  , bấm  . Trên hộp thoại  , tìm tài khoản bạn muốn và chọn Hộp thư đến hoặc thư mục khác bạn muốn khởi động Outlook.

3. Tạo thư mục tìm kiếm Outlook

Ví dụ:  mục Tìm kiếm  hiển thị cho bạn tất cả thư chưa đọc của bạn trong một thư mục, ngay cả khi chúng nằm trong các thư mục khác nhau trong tài khoản email của bạn. Các tin nhắn không được chuyển đến Thư mục tìm kiếm, chúng chỉ được hiển thị ở đó. Các tin nhắn ban đầu vẫn còn trong các thư mục tương ứng của họ.

Để tạo  mới , hãy nhấp vào  trong phần  trên tab  . Chọn mẫu Thư mục tìm kiếm được tạo sẵn từ danh sách hoặc chọn  trong  ở cuối danh sách.

Nếu bạn đang tạo Thư mục tìm kiếm tùy chỉnh, bấm  trên hộp thoại  .

Sau đó, nhập  cho Thư mục Tìm kiếm trên hộp thoại  . Bấm vào  và chỉ định chi tiết tìm kiếm trên hộp thoại  .

4. Dọn dẹp thư mục Outlook

Lệnh  di chuyển các tin nhắn dự phòng trong thư mục đã chọn và các thư mục con của nó vào thư mục  theo mặc định.

Để sử dụng lệnh này, nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn dọn dẹp và chọn  .

5. Gửi email vào một ngày trong tương lai

Đôi khi bạn cần viết một email nhưng không gửi nó cho đến một thời gian sau. Tính năng định thời gian lập lịch khi gửi email của Outlook cho phép bạn dễ dàng thực hiện việc này.

Đầu tiên, viết email mới của bạn hoặc trả lời email. Sau đó, nhấp vào  trong phần  trên tab  trong cửa sổ thông báo.

Trong  ,  hộp  hộp và chọn ngày và giờ.

Chọn bất kỳ tùy chọn khác bạn muốn và bấm  .

Outlook lưu các thư email được lên lịch trong  của bạn cho đến khi chúng được gửi khi chúng được chuyển đến thư mục  của bạn .

Nếu bạn đổi ý và cần hủy thiết lập trước đó, hoặc đổi nó sang ngày và giờ khác, hãy truy cập  của bạn và mở thông báo email. Nhấp vào  trên tab  một lần nữa và thay đổi ngày và giờ cho tùy chọn  tùy chọn hoặc bỏ chọn hộp để vô hiệu hóa phân phối bị trì hoãn.

6. Sử dụng các bước nhanh

Phần  của tab  trong Outlook cung cấp quyền truy cập bằng một lần nhấp vào các hành động phổ biến. Microsoft cung cấp một số Bước Nhanh ban đầu để bắt đầu, nhưng bạn cũng có thể tự tạo.

Để tạo Bước Nhanh tùy chỉnh, nhấp vào  trong phần  . Trên hộp thoại  , Đặt  Bước Nhanh của bạn.

Sau đó, chọn một hành động từ danh sách thả xuống và nhấp vào  . Tiếp tục thêm các hành động khác mà bạn muốn thực hiện trong cùng Bước nhanh, nhấp vào  sau mỗi  .

7. Mở nhiều Windows Outlook

Nếu bạn sử dụng Outlook cho email, lập lịch và tác vụ, bạn có thể muốn mở nhiều cửa sổ Outlook. Điều đó cho phép bạn xem email, lịch và các tác vụ cùng một lúc thay vì sử dụng các nút điều hướng để tiếp tục chuyển đổi chế độ xem.

Để mở một cửa sổ Outlook khác, nhấp chuột phải vào biểu tượng Outlook trên Thanh tác vụ và chọn  . Định vị các cửa sổ như thế nào bạn muốn.

8. Tạo và quản lý quy tắc

Bạn có thể không phải lúc nào cũng thích chơi theo luật, nhưng các quy tắc trong Outlook có thể rất hữu ích. Chúng cho phép bạn thiết lập các sự kiện cụ thể để tự động xảy ra dựa trên các hành động xảy ra.

Để tạo hoặc quản lý quy tắc, nhấp vào  trong phần  trên tab  và chọn  . Các  hộp thoại cho phép bạn tạo, thay đổi, và tự chạy quy tắc.

Bấm vào  để tạo quy tắc và sau đó làm theo các bước trong Trình hướng  .

9. Thay đổi tên tài khoản Outlook của bạn

Khi bạn thêm tài khoản email vào Outlook, tên mặc định cho tài khoản là địa chỉ email của bạn, sẽ hiển thị ở khung bên trái. Nhưng bạn có thể thay đổi tên tài khoản thành một mô tả nhiều hơn để giúp phát hiện nhanh hơn tài khoản bạn đang tìm kiếm. Hữu ích nếu bạn có nhiều tài khoản email trong Outlook.

Chọn tài khoản trong danh sách bạn muốn thay đổi tên cho (nếu nó chưa được chọn) và sau đó nhấp vào  .

Thay đổi  trong  trên hộp thoại  . Nhấn  và sau đó nhấn  .

10. Sử dụng chuyển đổi dòng lệnh Outlook

Outlook cung cấp các chuyển đổi dòng lệnh cho phép bạn thực hiện các hoạt động khác nhau. Nếu bạn thích sử dụng bàn phím hơn là chuột, bạn có thể tăng tốc các thao tác trong Outlook bằng cách sử dụng các công tắc dòng lệnh. Họ cũng có thể giúp bạn khắc phục sự cố trong Outlook.